استفاده از مدلهای مدیریتی نظیر EFQM و ISO9000در طراحی سیستم جامع اطلاعات مدیریت

در سیستم جامع اطلاعاتی که برای شرکت توسعه فناوری اطلاعات گردشگری  طراحی کردم بخش برای مدلها در نظر گرفتم ، بدینصورت که هر وقت کاربران تمایل داشتند با فشردن یک دکمه میتوانند لایه بیرونی برنامه را تبدیل به مدل مورد نظرشان کنند .

نتایج حاصل از پیاده سازی سیستم PMISچیست؟

نتایج ملموس پیاده سازی سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه (PMIS)

برای بررسی نتایج حاصل از این پروژه ، لازم است تا سیستم حداقل برای یک سال مورد استفاده قرار گیرد .علاوه بر این ، برای بهبود این سیستم ، لازم است که فرآیندهای مدیریت پروژه نیز در سازمان بطور مداوم بهبود یابند .

ذینفعان پروژه باید از اهمیت سیستم اطلاعات مدیریت پروژه با خبر باشند .

عمده پروژه ها با توجه به طولانی بودن زمان اجرای آنها که بخصوص در ایران نیز طولانیتر میشوند . و همچنین عدم سیاست نگهداری نیروها در سازمان ، باعث میشود تا در طول عمر یک پروژه افراد مختلف با سلیقه های مختلف روی پروژه کار کنند که معمولا ایده ای برای نحوه حفاظت از داده های قبلی و یا ایجاد داده های جدید ندارند . عمده مشکلات پروژه از همینجا شروع میشود زیرا برای کنترل و مدیریت یک پروژه بدون داده های قبلی یقینا به مشکل خواهید خورد .پیاده سازی یک سیستم PMISاین راحتی را در مدیریت پروزه میتواند ایجاد کند که با رفتن افراد از پروژه داده های پروژه برای نفر بعدی براحتی در دسترس خواهد بود . و البته مهمترین نتیجه آن اصلاح فرآیند تصمیم گیری مدیران ارشد پروژه میباشد .

اینجانب به شخصه در بسیاری از پروژه ها متوجه شدم که بدلیل نبود اطلاعات صحیح برای تصمیم گیری، مدیران تصمیمات غلط که منجر به زیانهای بسیار برای سازمان و پروزه شده است را مشاهده کرده ام . از گم شدن مدارک فنی تا قراردادها . یا نامه های claimپیمانکاران و.. که همه با داشتن یک سیستم PMISمیتوانست براحتی حل شود .

 

 

فرایند طراحی و پیاده سازی سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه (PMIS)

چگونهPMISرا در سازمان یا پروژه خود پیاده سازی کنیم؟

همیشه مهمترین عامل قبل از پیاده سازی هر سیستمی ، بحث طراحی صحیح آن میباشد . هر چقدر در زمان طراحی سیستم استانداردها دقیق بررسی شوند و خواسته های مشتری بصورت روشن تببین کردند همان مقدار در پیاده سازی کار سهلتر و آسانتر جلو خواهد رفت . در زمان طراحی سیستم PMISباید دقت داشت که از اتوماتیک کردن تمام فرآیندها اجتناب کرد . اینجانب به عنوان مشاور خود به عینه شاهد شکست سیستمهای کاملا اتوماتیک بوده ام که اصرار دارند تمامی اطلاعات ایجاد شده در پروژه یا داخل سیستم وارد شوند و یا اصلا از سیستم تولید شوند . یا در بعضی موارد اینجانب با افرادی مواجه شدم که سیستم PMISرا با یک نرم افزار برنامه ریزی نظیر MS projectیاPrimaveraاشتباه گرفته بودند و البته هیچکدام از این نگرشها هم در عمل موفق نبوده است . هنوز هم بسیاری از شرکتهای مشاور را میبینم که اصرار بر ارائه یک سیستم اتوماتیک و کامل دارند که البته در طراحی مطابق استانداردها میباشد ولی در عمل من در مدت 14سال که در صنعت نفت و گاز و پتروشیمی فعال بوده ام و با شرکتهایی نظیر نفت و گاز پارس جنوبیPOGC

شرکت هیربدان ، شرکت مهندسین مشاور چگالش، شرکت EIEDو... افتخار همکاری داشته ام حتی یک نمونه موفق هم ندیدم .

بنابر این درک اینکه سیستم PMISمجموعه ای از روشها ، مستندات و ابزار برای یکپارچگی اسناد تولید شده در یک پروژه است خیلی مهم است . الزاما این اسناد نباید توسط سیستم PMISتولید شوند .بلکه سیستم PMISبعنوان یک یکپارچه کننده عمل میکند .

قبل از پیاده سای سیستم PMISباید فرآیند طراحی آن بدرستی صورت پذیرد برای اینکار لازم است کلیه ذینفعان پروژه شناسایی شده و سپس نیازهای اطلاعاتی آنها برآورده شود و در نهایت برای پوشش این نیازها سیستمها(روشها-گزارشات-فرمتها و...) تدوین شده و اجرایی گردند .

اهداف اصلی سیستم PMIS

هدف از طراحی و پیاده سازی سیستم PMIS(سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه)چیست ؟

اهداف پیاده سازی سیستم PMISمیتواند بسته به اولویتها و استراتژیهای سازمان متنوع باشد ولی اهم آنها عبارتند از :

1-حفظ یکپارچگی پروژه

2-کمک در تصمیم گیری های مدیریتی

3-دسترسی آسان به تمام داده های تولید شده در پروژه

4-مستند سازی پروژه

5-ایجاد بستر مناسب برای مدیریت دانش

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه چیست؟

تعریف PMIS:

سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) یک نوع سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) میباشند که بر مبنای پروژه ها در شرکت های پروژه محور طراحی و پیاده سازی می شوند .
همواره پروژه ها بخاطر ذات غیر تکراری ای که دارند ، ساختاری منحصر بفرد و متفاوت از شرکتهای ولید محور دارند و پیچیدگی آنها در اجرا بسیار بیشتر از سازمانهایی است که کارهای تکراری و منظم و محصولات روتین تولید میکنند . همین پیچیدگی اهمیت وجود یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) را بیشتر نمایان میسازد .

 

وظیفه اصلی سیستم PMIS

وظیفه اصلی این سیستم ، گردآوری، پردازش،به اشتراک گذاری، و ایجاد فرصتهای تصمیم سازی برای مدیران پروژه میباشد .سیستم PMISیک سیستم زنده است یعنی هر روز با اجرای پروژه و ایجاد مدارک جدید آن نیز بروز میگردد . اصلی ترین ویژگی آن میتواند یکپارچگی در نگهداری داده ها و دسترسی ساده تر به تمام اطلاعات پروژه باشد .

اجزای کلی سیستم PMIS

 سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه (PMIS)از اجزا زیر تشکیل شده است :

سیستمهای PMIS بسته به نیاز مندیهای عملکردی سازمان از لحاظ طراحی ، محدوده و قابلیت هایشان با هم متفاوتند .

اما اجزای کلی آن ها را میتوان به موارد زیر تقسیم کرد:

-منابع انسانی

-منابع داده ای

-منابع سخت افزاری

-منابع نرم افزاری

-منابع شبکه ای

تعریف PMIS(سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه )

Pmisیا سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه چیست؟

مطابق تعریف ارائه شده در واژه نامه PMBOKویرایش سال 2008یک PMIS عبارت است از :

یک سیستم اطلاعاتی که از ابزارها و روشهایی جهت جمع آوری -یکپارچه سازی و انتشار خروجیهای فرآیندهای مدیریت پروژه استفاده میکند . 

این سیستم برای پشتیبانی تمامی جنبه های پروژه از شروع تا خاتمه مورد استفاده قرار میگیرد و شامل هم سیستمهای دستی و هم خودکار میباشد . 

بنابر این میتوان این برداشت را داشت که :

PMISفقط محدود به یک ابزار و آنهم یک ابزار اتوماتیک نمی شود بلکه روشهای آزموده شده را نیز در بر میگیرد .

این سیستم بعنوان ابزاری برای یکپارچه سازی اجزا پروژه بکار میرود .

این سیستم نقش پشتیبان و تسهیل کننده امور را دارد و هیچوقت به تنهایی جایگزین مدیر پروژه نمیتواند باشد .

PMISبه معنای فقط نرم افزاری و یا اتوماتیک کردن امور نیست و نقش پشتیبان تیم پروژه را داشته و تسهیل کننده فرآیند تصمیم گیری می باشد .

PMIS از ابتدا تا انتهای پروژه مورد استفاده قرار میگیرد و جمع آوری و انتشار اطلاعات جز وظایف آن میباشد .