در سیستم جامع اطلاعاتی که برای شرکت توسعه فناوری اطلاعات گردشگری طراحی کردم بخش برای مدلها در نظر گرفتم ، بدینصورت که هر وقت کاربران تمایل داشتند با فشردن یک دکمه میتوانند لایه بیرونی برنامه را تبدیل به مدل مورد نظرشان کنند .
در سال 98 افتخار اینرا داشتم که بعنوان مشاور مدیر عامل در حوزه سازمان در خدمت شرکت توسعه فناوری اطلاعات گردشگری باشم .
نتیجه یکسال تلاش پیاده سازی یک سیستم اطلاعاتی جامع بود ، آنچه که این سیستم را از سیستمهای قبلی که تا کنون طراحی و اجرا کرده بودم متمایز میکرد
بخش management dashboardآن بود . در این بخش مدیریت با بررسی بیش از هفتاد شاخص میتوانست تصویری کلی از وضعیت شرکت را داشته باشد .
همچنین مورد دیگری که این سیستم را کاربردی تر میکرد پیاده سازی الگوها و مدلهایی نظیر ایزو 9000و efqm در آن بود .
از آنجا که بیش از 4سیستم اطلاعات مدیریت پروژه را در شرکتهای پروژه محور با پروژه هایی نظیر فاز 9و10پارس جنوبی و پتروشیمی دنا و سبلان پیاده سازی و اجرا کردم و هم اکنون نیز بعنوان مشاور با چند شرکت در این زمینه همکاری دارم تصمیم گرفتم تا تجربیاتی که در این زمینه داشتم را برای کسانی که علاقمند به پیاده سازی سیستم اطلاعاتی پروژه (ساپ )هستند را مکتوب نمایم در مدت 14سالی که شروع به مطالعه و پیاده سازی سیستمهای اطلاعات مدیریت پروژه ، خیلی علاقمند بودم در این باره بیشتر بدانم و بخصوص با افراد یا سازمانهایی که توانسته اند این سیستم را اجرایی کنند نشستی داشته باشم . متاسفانه این موضوع نیز مانند اکثر موضوعات مرتبط به مدیریت پروژه از لحاظ تئوری بسیار خوب رشد کرده ولی از لحاظ اجرا ،نتیجه بهیچ عنوان رضایت بخش نیست .موارد زیر البته از جایی نوشته و یا ترجمه نشده و فقط برداشت و تجربه شخصی اینجانب در مورد دلایل شکست سا پ در شرکتهای پروژه محور میباشد .
خوب ابتدا بهتر است خود مفهوم ساپ را مطابق استاندارد درک کنیم .
مطابق تعریف ارائه شده در واژه نامه پی . ام .باک ویرایش سال 2008یک ساپ عبارت است از :
یک سیستم اطلاعاتی که از ابزارها و روشهایی جهت جمع آوری -یکپارچه سازی و انتشار خروجیهای فرآیندهای مدیریت پروژه استفاده میکند .
این سیستم برای پشتیبانی تمامی جنبه های پروژه از شروع تا خاتمه مورد استفاده قرار میگیرد و شامل هم سیستمهای دستی و هم خودکار میباشد .
خوب تعریف فوق ،خیلی تعریف پیچیده ای نیست ، پس مشکل کجاست .
عمده افراد بجای درک کلمه جمع آوری ، یکپارچه سازی و انتشار ، آنرا با کلمه ایجاد عوض میکنند و بنابراین از یک سیستم ساپ توقع دارند که خود ایجاد کننده اطلاعات باشد و چون درک غلطی در مورد یکپارچه سازی اطلاعات دارند آنرا با کلمه نرم افزار یکپارچه اشتباه میگیرند و عمدتا اکثر افراد یا سازمانهایی که بعنوان طراح یا مشاور ساپ مشغولند یک پیشنهاد عجیب به شما میدهند "ما نرم افزاری نوشته ایم که تمام حوزه های مدیریت پروژه را پوشش میدهد و تمام اطلاعات مورد نیاز یک پروژه را ایجاد میکند " یک نرم افزار بسیار بزرگ که باید روی سرور شبکه شما بارگذاری شود و از مکاتبات ساده تا برنامه ریزیهای پیچیده را درون خود دارد که البته به هزینه بالایی باید خرید شود و زمان زیادی هم برای آموزش میخواهد و البته نتیجه نیز از قبل مشخص است اجرای نصف و نیمه یک سیستم ،بدلیل اینکه اجازه نمیدهد شما براحتی و با ابزاری که نیاز دارید کار خود را انجام دهید
2-1-خودکار شدن کامل فرآیند :
با اینکه در تعریف ساپ بطور مشخص ذکر شده که شامل سیستمهای دستی و هم خودکار میباشد اکثر سازمانها کلمه دستی را فراموش و حذف میکنند و اصرار بر خودکار کردن همه فرایندها دارند که در عمل شدنی نیست
در سالهای اخیر شاهد رشد و توسعه روز افزون نرم افزارهای برنامه ریزی و کنترل پروژه نظیر ام اس پروجکت و همچنین نرم افزار پریماورا بوده ایم . این توسعه همه جانبه متاسفانه این ذهنیت را در بعضی مدیران ایجاد کرده است که نرم افزار پریماورا همان سیستم ساپ است . در بسیاری از جاهائیکه افتخار ارائه مشاوره دراین زمینه را داشته ام همیشه با افرادی برخورد داشته هام که بصورت متعصبانه و خاصی باور دارند که ما در ایران حتی از 10%ظرفیت نرم افزار پریماوراهم استفاده نمیکنیم و در کانادا یا اروپا دارند تمام پروژه را با همین یک نرم افزار مدیریت میکنند.
اینرا باید بدانید که نرم افزارهای کنترل پروژه یکی از ابزار ساپ میباشند و بعبارتی در دل و زیر مجموعه ساپ میباشند و بهیچ عنوان یک جز نمیتواند یک کل را در بر بگیرد .
در مقاله های بعدی سعی خواهم کرد بیشتر به نحوه طراحی و پیاده سازی ساپ بپردازم .
برای بررسی نتایج حاصل از این پروژه ، لازم است تا سیستم حداقل برای یک سال مورد استفاده قرار گیرد .علاوه بر این ، برای بهبود این سیستم ، لازم است که فرآیندهای مدیریت پروژه نیز در سازمان بطور مداوم بهبود یابند .
ذینفعان پروژه باید از اهمیت سیستم اطلاعات مدیریت پروژه با خبر باشند .
عمده پروژه ها با توجه به طولانی بودن زمان اجرای آنها که بخصوص در ایران نیز طولانیتر میشوند . و همچنین عدم سیاست نگهداری نیروها در سازمان ، باعث میشود تا در طول عمر یک پروژه افراد مختلف با سلیقه های مختلف روی پروژه کار کنند که معمولا ایده ای برای نحوه حفاظت از داده های قبلی و یا ایجاد داده های جدید ندارند . عمده مشکلات پروژه از همینجا شروع میشود زیرا برای کنترل و مدیریت یک پروژه بدون داده های قبلی یقینا به مشکل خواهید خورد .پیاده سازی یک سیستم PMISاین راحتی را در مدیریت پروزه میتواند ایجاد کند که با رفتن افراد از پروژه داده های پروژه برای نفر بعدی براحتی در دسترس خواهد بود . و البته مهمترین نتیجه آن اصلاح فرآیند تصمیم گیری مدیران ارشد پروژه میباشد .
اینجانب به شخصه در بسیاری از پروژه ها متوجه شدم که بدلیل نبود اطلاعات صحیح برای تصمیم گیری، مدیران تصمیمات غلط که منجر به زیانهای بسیار برای سازمان و پروزه شده است را مشاهده کرده ام . از گم شدن مدارک فنی تا قراردادها . یا نامه های claimپیمانکاران و.. که همه با داشتن یک سیستم PMISمیتوانست براحتی حل شود .
همیشه مهمترین عامل قبل از پیاده سازی هر سیستمی ، بحث طراحی صحیح آن میباشد . هر چقدر در زمان طراحی سیستم استانداردها دقیق بررسی شوند و خواسته های مشتری بصورت روشن تببین کردند همان مقدار در پیاده سازی کار سهلتر و آسانتر جلو خواهد رفت . در زمان طراحی سیستم PMISباید دقت داشت که از اتوماتیک کردن تمام فرآیندها اجتناب کرد . اینجانب به عنوان مشاور خود به عینه شاهد شکست سیستمهای کاملا اتوماتیک بوده ام که اصرار دارند تمامی اطلاعات ایجاد شده در پروژه یا داخل سیستم وارد شوند و یا اصلا از سیستم تولید شوند . یا در بعضی موارد اینجانب با افرادی مواجه شدم که سیستم PMISرا با یک نرم افزار برنامه ریزی نظیر MS projectیاPrimaveraاشتباه گرفته بودند و البته هیچکدام از این نگرشها هم در عمل موفق نبوده است . هنوز هم بسیاری از شرکتهای مشاور را میبینم که اصرار بر ارائه یک سیستم اتوماتیک و کامل دارند که البته در طراحی مطابق استانداردها میباشد ولی در عمل من در مدت 14سال که در صنعت نفت و گاز و پتروشیمی فعال بوده ام و با شرکتهایی نظیر نفت و گاز پارس جنوبیPOGC
شرکت هیربدان ، شرکت مهندسین مشاور چگالش، شرکت EIEDو... افتخار همکاری داشته ام حتی یک نمونه موفق هم ندیدم .
بنابر این درک اینکه سیستم PMISمجموعه ای از روشها ، مستندات و ابزار برای یکپارچگی اسناد تولید شده در یک پروژه است خیلی مهم است . الزاما این اسناد نباید توسط سیستم PMISتولید شوند .بلکه سیستم PMISبعنوان یک یکپارچه کننده عمل میکند .
قبل از پیاده سای سیستم PMISباید فرآیند طراحی آن بدرستی صورت پذیرد برای اینکار لازم است کلیه ذینفعان پروژه شناسایی شده و سپس نیازهای اطلاعاتی آنها برآورده شود و در نهایت برای پوشش این نیازها سیستمها(روشها-گزارشات-فرمتها و...) تدوین شده و اجرایی گردند .
سیستمهای PMIS بسته به نیاز مندیهای عملکردی سازمان از لحاظ طراحی ، محدوده و قابلیت هایشان با هم متفاوتند .
اما اجزای کلی آن ها را میتوان به موارد زیر تقسیم کرد:
-منابع انسانی
-منابع داده ای
-منابع سخت افزاری
-منابع نرم افزاری
-منابع شبکه ای