Project Management Information System

سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه

Project Management Information System

سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه

Project Management Information System

اینجانب منصور رازلیقی که سالها هم در شرکتهای تولید محور و هم در شرکتهای پروژه محور در پست های مدیریت ، معاونت و مدیر عاملی و سالهای اخیر مشاور برنامه ریزی و سازمان فعالیت داشته ام تصمیم گرفتم تا تجربیات خود را در مورد طراحی و پیاده سازی سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)ب بعنوان یک مشاور سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه با شما به اشتراک بگذارم . تخصص اینجانب در زمینه مدیریت پروژه ، برنامه ریزی و کنترل پروژه ، Cash Flowپروژه های بزرگ نفت و گاز و پتروشیمی ، تضمین کیفیت و همچنین علوم کامپیوتر میباشد .

  • ۰
  • ۰

Pmisیا سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه چیست؟

مطابق تعریف ارائه شده در واژه نامه PMBOKویرایش سال 2008یک PMIS عبارت است از :
یک سیستم اطلاعاتی که از ابزارها و روشهایی جهت جمع آوری -یکپارچه سازی و انتشار خروجیهای فرآیندهای مدیریت پروژه استفاده میکند . 
این سیستم برای پشتیبانی تمامی جنبه های پروژه از شروع تا خاتمه مورد استفاده قرار میگیرد و شامل هم سیستمهای دستی و هم خودکار میباشد . 
بنابر این میتوان این برداشت را داشت که :
PMISفقط محدود به یک ابزار و آنهم یک ابزار اتوماتیک نمی شود بلکه روشهای آزموده شده را نیز در بر میگیرد .
این سیستم بعنوان ابزاری برای یکپارچه سازی اجزا پروژه بکار میرود .
این سیستم نقش پشتیبان و تسهیل کننده امور را دارد و هیچوقت به تنهایی جایگزین مدیر پروژه نمیتواند باشد .
PMISبه معنای فقط نرم افزاری و یا اتوماتیک کردن امور نیست و نقش پشتیبان تیم پروژه را داشته و تسهیل کننده فرآیند تصمیم گیری می باشد .
PMIS از ابتدا تا انتهای پروژه مورد استفاده قرار میگیرد و جمع آوری و انتشار اطلاعات جز وظایف آن میباشد . 




  • منصور نقی رازلیقی
  • ۰
  • ۰

در سیستم جامع اطلاعاتی که برای شرکت توسعه فناوری اطلاعات گردشگری  طراحی کردم بخش برای مدلها در نظر گرفتم ، بدینصورت که هر وقت کاربران تمایل داشتند با فشردن یک دکمه میتوانند لایه بیرونی برنامه را تبدیل به مدل مورد نظرشان کنند .

مدلها

  • منصور نقی رازلیقی
  • ۰
  • ۰

در سال 98 افتخار اینرا داشتم که بعنوان مشاور مدیر عامل در حوزه سازمان در خدمت  شرکت توسعه فناوری اطلاعات گردشگری باشم .

نتیجه یکسال تلاش پیاده سازی یک سیستم اطلاعاتی جامع بود ، آنچه که این سیستم را از سیستمهای قبلی که تا کنون طراحی و اجرا کرده بودم متمایز میکرد

بخش management dashboardآن بود . در این بخش مدیریت با بررسی بیش از هفتاد  شاخص میتوانست تصویری کلی از وضعیت شرکت را داشته باشد . 

همچنین مورد دیگری که این سیستم را کاربردی تر میکرد پیاده سازی الگوها و مدلهایی نظیر ایزو 9000و efqm در آن بود . 

mis 3mis2mis

  • منصور نقی رازلیقی
  • ۰
  • ۰

 

 

از آنجا که بیش از 4سیستم اطلاعات مدیریت پروژه را در شرکتهای پروژه محور با پروژه هایی نظیر فاز 9و10پارس جنوبی و پتروشیمی دنا و سبلان  پیاده سازی و اجرا کردم و هم اکنون نیز بعنوان مشاور با چند شرکت در این زمینه همکاری دارم  تصمیم گرفتم تا تجربیاتی که در این زمینه داشتم را برای کسانی که علاقمند به پیاده سازی سیستم اطلاعاتی پروژه (ساپ )هستند را مکتوب نمایم در مدت 14سالی که شروع به مطالعه و پیاده سازی سیستمهای اطلاعات مدیریت پروژه ، خیلی علاقمند بودم در این باره بیشتر بدانم و بخصوص با افراد یا سازمانهایی که توانسته اند این سیستم را اجرایی کنند نشستی داشته باشم . متاسفانه این موضوع نیز مانند اکثر موضوعات مرتبط به مدیریت پروژه از لحاظ تئوری بسیار خوب رشد کرده ولی از لحاظ اجرا ،نتیجه بهیچ عنوان رضایت بخش نیست .موارد زیر البته از جایی نوشته و یا ترجمه نشده و فقط برداشت و تجربه شخصی اینجانب در مورد دلایل شکست سا پ در شرکتهای پروژه محور میباشد .

1-عدم درک صحیح از مفهوم  ساپ

خوب ابتدا بهتر است خود مفهوم ساپ را مطابق استاندارد درک کنیم .

مطابق تعریف ارائه شده در واژه نامه  پی . ام .باک ویرایش سال 2008یک ساپ عبارت است از :

یک سیستم اطلاعاتی که از ابزارها و روشهایی جهت جمع آوری -یکپارچه سازی و انتشار خروجیهای فرآیندهای مدیریت پروژه استفاده میکند

این سیستم برای پشتیبانی تمامی جنبه های پروژه از شروع تا خاتمه مورد استفاده قرار میگیرد و شامل هم سیستمهای دستی و هم خودکار میباشد

 

خوب تعریف فوق ،خیلی تعریف پیچیده ای نیست ، پس مشکل کجاست .

1-1-ایجاد داده ها بجای جمع آوری و یکپارچه سازی :

عمده افراد بجای درک کلمه جمع آوری ، یکپارچه سازی و انتشار ، آنرا با کلمه ایجاد عوض میکنند و بنابراین از یک سیستم ساپ توقع دارند که خود ایجاد کننده اطلاعات باشد و چون درک غلطی در مورد یکپارچه سازی اطلاعات دارند آنرا با کلمه نرم افزار یکپارچه اشتباه میگیرند و عمدتا اکثر افراد یا سازمانهایی که بعنوان طراح یا مشاور ساپ مشغولند یک پیشنهاد عجیب به شما میدهند "ما نرم افزاری نوشته ایم که تمام حوزه های مدیریت پروژه را پوشش میدهد و تمام اطلاعات مورد نیاز یک پروژه را ایجاد میکند " یک نرم افزار بسیار بزرگ که باید روی سرور شبکه شما بارگذاری شود و از مکاتبات ساده تا برنامه ریزیهای پیچیده را درون خود دارد که البته به هزینه بالایی باید خرید شود و زمان زیادی هم برای آموزش میخواهد و البته نتیجه نیز از قبل مشخص است اجرای نصف و نیمه یک سیستم ،بدلیل اینکه اجازه نمیدهد شما براحتی و با ابزاری که نیاز دارید کار خود را انجام دهید

2-1-خودکار شدن کامل فرآیند :

با اینکه در تعریف ساپ بطور مشخص ذکر شده که  شامل سیستمهای دستی و هم خودکار میباشد اکثر سازمانها کلمه دستی را فراموش و حذف میکنند و اصرار بر خودکار کردن همه فرایندها دارند که در عمل شدنی نیست

 

2-استفاده از نرم افزارهای برنامه ریزی و کنترل پروژه به جای سیستم ساپ

در سالهای اخیر شاهد رشد و توسعه روز افزون نرم افزارهای برنامه ریزی و کنترل پروژه نظیر ام اس پروجکت  و همچنین نرم افزار پریماورا بوده ایم . این توسعه همه جانبه متاسفانه این ذهنیت را در بعضی مدیران ایجاد کرده است که نرم افزار پریماورا همان سیستم ساپ است . در بسیاری از جاهائیکه افتخار ارائه مشاوره دراین زمینه را داشته ام همیشه با افرادی برخورد داشته هام که بصورت متعصبانه و خاصی باور دارند که ما در ایران حتی از 10%ظرفیت نرم افزار پریماوراهم استفاده نمیکنیم و در کانادا یا اروپا دارند تمام پروژه را با همین یک نرم افزار مدیریت میکنند.

 اینرا باید بدانید که نرم افزارهای کنترل پروژه یکی از ابزار ساپ میباشند و بعبارتی در دل و زیر مجموعه ساپ میباشند و بهیچ عنوان یک جز نمیتواند یک کل را در بر بگیرد .

در مقاله های بعدی سعی خواهم کرد بیشتر به نحوه طراحی و پیاده سازی ساپ بپردازم .

  • منصور نقی رازلیقی
  • ۰
  • ۰

نتایج ملموس پیاده سازی سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه (PMIS)

برای بررسی نتایج حاصل از این پروژه ، لازم است تا سیستم حداقل برای یک سال مورد استفاده قرار گیرد .علاوه بر این ، برای بهبود این سیستم ، لازم است که فرآیندهای مدیریت پروژه نیز در سازمان بطور مداوم بهبود یابند .

ذینفعان پروژه باید از اهمیت سیستم اطلاعات مدیریت پروژه با خبر باشند .

عمده پروژه ها با توجه به طولانی بودن زمان اجرای آنها که بخصوص در ایران نیز طولانیتر میشوند . و همچنین عدم سیاست نگهداری نیروها در سازمان ، باعث میشود تا در طول عمر یک پروژه افراد مختلف با سلیقه های مختلف روی پروژه کار کنند که معمولا ایده ای برای نحوه حفاظت از داده های قبلی و یا ایجاد داده های جدید ندارند . عمده مشکلات پروژه از همینجا شروع میشود زیرا برای کنترل و مدیریت یک پروژه بدون داده های قبلی یقینا به مشکل خواهید خورد .پیاده سازی یک سیستم PMISاین راحتی را در مدیریت پروزه میتواند ایجاد کند که با رفتن افراد از پروژه داده های پروژه برای نفر بعدی براحتی در دسترس خواهد بود . و البته مهمترین نتیجه آن اصلاح فرآیند تصمیم گیری مدیران ارشد پروژه میباشد .

اینجانب به شخصه در بسیاری از پروژه ها متوجه شدم که بدلیل نبود اطلاعات صحیح برای تصمیم گیری، مدیران تصمیمات غلط که منجر به زیانهای بسیار برای سازمان و پروزه شده است را مشاهده کرده ام . از گم شدن مدارک فنی تا قراردادها . یا نامه های claimپیمانکاران و.. که همه با داشتن یک سیستم PMISمیتوانست براحتی حل شود .

 

 

  • منصور نقی رازلیقی
  • ۰
  • ۰

چگونهPMISرا در سازمان یا پروژه خود پیاده سازی کنیم؟

همیشه مهمترین عامل قبل از پیاده سازی هر سیستمی ، بحث طراحی صحیح آن میباشد . هر چقدر در زمان طراحی سیستم استانداردها دقیق بررسی شوند و خواسته های مشتری بصورت روشن تببین کردند همان مقدار در پیاده سازی کار سهلتر و آسانتر جلو خواهد رفت . در زمان طراحی سیستم PMISباید دقت داشت که از اتوماتیک کردن تمام فرآیندها اجتناب کرد . اینجانب به عنوان مشاور خود به عینه شاهد شکست سیستمهای کاملا اتوماتیک بوده ام که اصرار دارند تمامی اطلاعات ایجاد شده در پروژه یا داخل سیستم وارد شوند و یا اصلا از سیستم تولید شوند . یا در بعضی موارد اینجانب با افرادی مواجه شدم که سیستم PMISرا با یک نرم افزار برنامه ریزی نظیر MS projectیاPrimaveraاشتباه گرفته بودند و البته هیچکدام از این نگرشها هم در عمل موفق نبوده است . هنوز هم بسیاری از شرکتهای مشاور را میبینم که اصرار بر ارائه یک سیستم اتوماتیک و کامل دارند که البته در طراحی مطابق استانداردها میباشد ولی در عمل من در مدت 14سال که در صنعت نفت و گاز و پتروشیمی فعال بوده ام و با شرکتهایی نظیر نفت و گاز پارس جنوبیPOGC

شرکت هیربدان ، شرکت مهندسین مشاور چگالش، شرکت EIEDو... افتخار همکاری داشته ام حتی یک نمونه موفق هم ندیدم .

بنابر این درک اینکه سیستم PMISمجموعه ای از روشها ، مستندات و ابزار برای یکپارچگی اسناد تولید شده در یک پروژه است خیلی مهم است . الزاما این اسناد نباید توسط سیستم PMISتولید شوند .بلکه سیستم PMISبعنوان یک یکپارچه کننده عمل میکند .

قبل از پیاده سای سیستم PMISباید فرآیند طراحی آن بدرستی صورت پذیرد برای اینکار لازم است کلیه ذینفعان پروژه شناسایی شده و سپس نیازهای اطلاعاتی آنها برآورده شود و در نهایت برای پوشش این نیازها سیستمها(روشها-گزارشات-فرمتها و...) تدوین شده و اجرایی گردند .


  • منصور نقی رازلیقی
  • ۰
  • ۰

هدف از طراحی و پیاده سازی سیستم PMIS(سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه)چیست ؟

اهداف پیاده سازی سیستم PMISمیتواند بسته به اولویتها و استراتژیهای سازمان متنوع باشد ولی اهم آنها عبارتند از :

1-حفظ یکپارچگی پروژه

2-کمک در تصمیم گیری های مدیریتی

3-دسترسی آسان به تمام داده های تولید شده در پروژه

4-مستند سازی پروژه

5-ایجاد بستر مناسب برای مدیریت دانش

  • منصور نقی رازلیقی
  • ۰
  • ۰

تعریف PMIS:

سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) یک نوع سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) میباشند که بر مبنای پروژه ها در شرکت های پروژه محور طراحی و پیاده سازی می شوند .
همواره پروژه ها بخاطر ذات غیر تکراری ای که دارند ، ساختاری منحصر بفرد و متفاوت از شرکتهای ولید محور دارند و پیچیدگی آنها در اجرا بسیار بیشتر از سازمانهایی است که کارهای تکراری و منظم و محصولات روتین تولید میکنند . همین پیچیدگی اهمیت وجود یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) را بیشتر نمایان میسازد .

 

وظیفه اصلی سیستم PMIS


وظیفه اصلی این سیستم ، گردآوری، پردازش،به اشتراک گذاری، و ایجاد فرصتهای تصمیم سازی برای مدیران پروژه میباشد .سیستم PMISیک سیستم زنده است یعنی هر روز با اجرای پروژه و ایجاد مدارک جدید آن نیز بروز میگردد . اصلی ترین ویژگی آن میتواند یکپارچگی در نگهداری داده ها و دسترسی ساده تر به تمام اطلاعات پروژه باشد .

  • منصور نقی رازلیقی
  • ۰
  • ۰

 سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه (PMIS)از اجزا زیر تشکیل شده است :

سیستمهای PMIS بسته به نیاز مندیهای عملکردی سازمان از لحاظ طراحی ، محدوده و قابلیت هایشان با هم متفاوتند .

اما اجزای کلی آن ها را میتوان به موارد زیر تقسیم کرد:

-منابع انسانی

-منابع داده ای

-منابع سخت افزاری

-منابع نرم افزاری

-منابع شبکه ای

  • منصور نقی رازلیقی